为了充分发挥基金会民主决策能力，有效体现理事会决策作用，特制定基金会会议及记录制度。

一、参加人员和时间

1．出席人员：理事长、理事、秘书长；

2．列席人员：监事、基金会工作人员；

3．主持人：理事会会议由理事长或理事长委托秘书长负责召集和主持；

4．理事会每年至少召开2次会议。

二、召开理事会会议需提前5日通知全体理事、监事。理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

三、理事会会议的主要内容

1．制定、修改章程；

2．选举、罢免理事长、秘书长；

3．决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

4．决定资助有利于学校发展的其他项目；

5．年度收支预算及决算审定；

6．制定内部管理制度；

7．决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

8．决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；

9．听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；

10．决定基金会的分立、合并或终止；

11．决定其他重大事项。

四、会议记录纪要

1．会议记录：会议必须有会议记录，会议记录工作由基金会秘书处负责，一般二人记录。记录本设正本、草本。草本为当天会议的记录用，经过整理后抄入正本。正本书写要工整。会议记录除既定事项外，临时动议事项也要记录。正本的每一次会议记录，都要由会议召集和主持人签名。形成决议的，应当当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名；

2．会议纪要：会议纪要内容要准确，体现会议决议。会议纪要撰写后交秘书长核稿，由理事长签发。会议纪要从开会到发出一般要求在5个工作日内完成，印发与会人员及相关部门领导；

3．存查归档：会议记录本每年要定期交基金会秘书处归档保存。凡印发的会议纪要连同签发底稿及议题相关材料送基金会秘书处立卷归档。

五、本制度自理事会讨论通过之日起实施。

山东科技大学教育发展基金会

二〇〇九年五月十二日